マイナンバーが昨年秋に届き、いよいよ本年１月より利用が始まります。
そこで、事業者として、対応ができているか、以下チェックしてみましょう。
【今後のスケジュール】
【マイナンバー(個人番号)を記載する書類】
マイナンバーを記載する書類には、図表２に掲げるようなものがあります。
【保管・廃棄】
マイナンバーが記載された書類は、次のように必要がある場合だけ保管が認められます。
(1) 翌年以降も継続的に雇用契約がある場合
(2) 所管法令によって一定期間保存が義務付けられている場合(労災関係書類は３年間等)
次のように必要が無くなったら、できるだけ速やかに廃棄または削除しなければなりません。
・マイナンバーを事務で利用しなくなった場合
・所管法令で定められた保存期間を経過した場合等
※廃棄または削除を前提に、年や年度ごとにファイリングするなど「保管体制」を確認しましょう。
【安全管理措置】
マイナンバーを含む個人情報の漏えいや紛失を防ぐためには、以下の組織的・物理的・技術的安全管理措置を講じる必要があります。
〈組織的>
担当者や責任者の役割を明確にして、他人がマイナンバーを取り扱うことがないように管理のルールの整備。
〈物理的〉
覗き見されない座席配置、鍵付きのキャビネット、シュレッダーを用意するなど、特定個人情報の取扱い管理。
〈技術的〉
ウイルス対策ソフトを導入、アクセスパスワードを設定するなど、セキュリティの構築情報システムの管理。
【規定の整備】
マイナンバーを適正に取扱うための社内規定作りや就業規則でも提出書類の追加項目とするなどの見直しが必要です。
【取扱いのポイントＱ＆Ａ】
〈Ｑ１>
従業員や報酬の支払先等から個人番号の提供を受けられない場合の対応は。
Ａ
個人番号の提供を受けられない場合でも、安易に個人番号を記載しないで書類を提出せず、個人番号の記載は法律で定められた義務であることを伝え、提供を求めてください。
それでも提供を受けられない場合は、提供を求めた経過等を記録・保存するなどし、単なる義務違反ではないことを明確にしておいてください。
経過等の記録が無ければ、個人番号の提供を受けたのに紛失したのかが判別できません。
なお、法定調書などの記載対象となっている者全てが、個人番号を持っているとは限らないので、記載が無いから税務署が書類を受理しないということではありません。
〈Ｑ２〉
従業員等本人に給与所得の源泉徴収票を交付する場合に、その従業員等本人や扶養家族の個人番号を記載したものを交付してもよいですか。
Ａ
本人交付用の給与所得の源泉徴収票については、昨年１０月に所得税法施行規則が改正され、個人番号の記載が不要となりました。
趣旨からしても、民から官への情報提供なので、民から民への情報提供では個人情報保護の見地から当然だと思われます。
〈Ｑ３〉
番号法上の本人確認の措置を実施する際に提示を受けた本人確認書類(個人番号カード、通知カード、身元確認書類等)をコピーし、それを事業所内に保管することはできますか。
Ａ
番号法上の本人確認の措置を実施するに当たり、個人番号カード等の本人確認書類のコピーを保管する法律上の義務はありませんが、本人確認の記録を残すためにコピーを保管することはできます。
ただし、保管する場合には、安全管理措置を適切に講ずる必要があります。
【罰則規定】
民間事業者が対象となる主な罰則(懲役と罰金が併科されるこをもある)は次のとおりです。
・正当な理由なく、業務で取扱う個人に秘密が記録された特定個人情報ファイルを提供・・・４年以下の懲役または２００万円以下の罰金
・業務に関して知り得たマイナンバーを自己や第三者の不正な利益を得る目的で提供し、または盗用・・・３年以下の懲役または１５０万円以下の罰金
