令和６年１月1日から電子帳簿保存法の改正が施行されます。
国税庁から公表されているＱ＆Ａに関して、特に問い合わせが多い事項について、解説いたします。
１．業務システムと会計システムを連携させている場合の保存について
販売管理等の業務システムと会計システムを連携させている場合において、「仕訳帳」及び「総勘定元帳」を電磁的記録等により保存等するときには、原則として、集計データが保存されている会計システムのデータとともに、個別取引データが保存されている業務システムのデータを合わせて保存する必要があります。
会計システムのデータのみを保存することとした場合、業務システムの集計データのみが
保存され、販売等の個別取引データは保存されないため、結果として、保存した仕訳帳及び総勘定元帳のデータは、全ての取引を記載した帳簿とはなりません。
２．記帳代行業者等に会計処理を委託している場合の保存について
会計事務所や記帳代行業者に委託することは認められますが、国税関係帳簿の作成に当たっては、書面であるか電磁的記録であるかにかかわらず、課税期間中に記帳せず当該期間終了後にまとめて記帳することを委託する方法は、認められません。また、保存場所についても、各税法で定められているため、記帳代行業者の所在地にすることは認められません。なお、国税関係帳簿は、原則として課税期間の開始の日にこれを備え付け、取引内容をこれに順次記録し、その上で保存を開始するものですから、備付期間中は、書面で作成する場合は当該書面をその保存場所に備え付け、また、電磁的記録で作成する場合は当該電磁的記録をその保存場所に備え付けているディスプレイの画面及び書面に出力することができるようにしておく必要があります。
３．電磁的記録を請求書等に手書きにより新たな情報を付け加えた場合
国税関係書類を電磁的記録により保存する場合、その電磁的記録を出力した請求書等に手書により新たな情報を付加した上で相手方に交付した場合のその写しは、必ず書面により保存しなければなりません。電磁的記録で保存することができる国税関係書類は、「自己が一貫して電子計算機を使用して作成する」ものとされているからです。
４．電子帳簿保存法の優良な電子帳簿の要件
当該ソフトウェアの取扱説明書等で電子帳簿保存法の優良な電子帳簿の要件を満たしているか確認してください。また、公益社団法人日本文書情報マネジメント協会（ＪＩＩＭＡ）において、市販のソフトウェア等を対象に、電子帳簿保存法における優良な電子帳簿の要件の確認を行っており、ＪＩＩＭＡが確認（認証）したソフトウェア等については、ＪＩＩＭＡのホームページ等でも確認することができます。
