＜ポイント＞
◆株主総会電子提供制度が本年９月１日に施行、来年３月１日の株主総会から実施
◆書面交付請求は施行日からで、その対応が必要に
◆実務として株主への周知や実際にどの程度の書面提供をするかの検討を
株主総会資料の電子提供制度は、株主総会の招集において、各株主の個別同意を得ることなく、事業報告書、計算書類（監査報告・会計監査報告を含みます）及び連結計算書類（通常は監査報告・会計監査報告も添付されています）、株主総会参考書類等がインターネットを用いて提供できる制度です。
この制度は、電子提供措置をとる旨の定款の定めのある会社のみが利用できるものですが、上場会社は上記定款の定めを置くことが義務づけられており、関連する定めを定款に置く必要や経過措置に対応する必要もあって、殆どの上場会社は株主総会において定款変更をしているところです。この詳細については、拙稿「２０２２年６月株主総会の留意事項」をご覧ください。
この制度は、本年９月１日に施行されることになっていますが、整備法により施行日から６ヶ月以内に行われる株主総会については従前の招集手続きによることになっていますので、２０２３年３月１日以降に開催する株主総会から株主総会資料の電子提供制度が実施されることになります。
ただ、インターネットを利用することが困難な株主のために、電子提供措置事項を記載した書面の交付を請求することができることとされていますが、書面交付請求に関する規定については施行日から適用があります。
この書面交付請求は、会社（株主名簿管理人）に対して直接行う方法と「社債、株式等の振替に関する法律」１５９条の２により証券会社等（口座管理機関）を経由して行う方法が認められています。
会社法上は書面交付請求の方法は規定されていないため、会社の受付が確実にされるように書面で行うようにすることが考えられます。具体的には、株式取扱規程において規定することです。
全株懇株式取扱規程モデルの変更案が以下のように公表されていますので参考にしてください。
「会社法第３２５条の５第１項に規定された株主総会参考書類等の電子提供措置事項を記載した書面の交付の請求（以下「書面交付請求」という。）および同条第５項に規定された異議の申述をするときは、書面により行うものとする。ただし、書面交付請求を証券会社等および機構を通じてする場合は、証券会社等および機構が定めるところによるものとする。」
なお、株式取扱規程を変更した場合は、遅滞なく上場している金融商品取引所への提出が必要となることに留意が必要です。
上場会社は、原則、株主総会の日の２週間前の日までに株主総会の日時・場所と総会の目的事項（報告事項・決議事項）と株主総会資料をアップロードしたサイトのＵＲＬ等を記載した書面（いわゆるアクセス通知）を株主に送付すること、株主総会の日の３週間前の日までに総会資料をアップロードすることになります。
議決権行使書面については、上記アクセス通知に際して書面を送付したときは、それに記載すべき事項を電子提供する必要はないとされています。２０２２年６月の株主総会では電子投票制度を採用する会社が増えており、特にプライム市場上場会社はコーポレート・ガバナンス・コードに従って大多数が採用しているようです。ただし、このような会社でも、バーチャルオンリー株主総会の場合は別として、議決権行使を促すことや来場した株主の確認の必要もあって従来通り議決権行使書面の送付をすることになるのではないかと思います（私見）。
会社法上は上記実施で足りますが、実務的に考えると、株主に対する周知をどうするのか、電子提供する株主総会資料は書面交付請求しない株主には一切送らないのか、従前どおりの資料を送るのか、その中間を採用するとしてどの程度の資料を送るのか等の検討が必要となってきます。
株主への情報提供は各社とも重大な関心事と思われますが、各社の株主構成やこれまでの株主総会出席・議決権行使状況の分析が必要であり、また、他社の動向に関心を寄せることも大切でしょう。
