＜ポイント＞
◆匿名通報に対しても、その真実性、誠実性を検討し、真摯に対応すべき
◆通報者や事実調査協力者等に関する名前その他の秘密は順守すべき
◆内部通報の件数を増加させるため、この制度の周知徹底をはかることが肝要
内部通報事務局は、内部通報の窓口であるだけでなく、事実の調査、関係部署への連絡・報告、通報者へのフィードバック、事後のモニタリング等々、個別の内部通報に関する一連の処理を担当します。それ以外にも、内部通報制度の運用状況の把握、ルールの改善、社員への周知・啓蒙等も担当します。（但し、会社や組織によってその仕組みは同じではありません。）
ここでは、そういう内部通報事務局の立場からのＱ&Ａをとりあげます。
Ｑ１ 当社ではルール上「匿名通報」を禁止していますが、今回匿名の内部通報が寄せられました。どう対応すべきでしょうか。
Ａ 内容を把握し、検討したうえで、内容次第では通常の内部通報と同様に処理してください。
「匿名通報」をルール上禁止しているからと言って、現実に寄せられた「匿名通報」を内容も見ずに放置ないし破棄することは適当ではありません。
たしかに、「匿名通報」の中には、上司や経営幹部に対する中傷や経営方針に対する批判など、内部通報の対象でないものが少なくありません。また、なりすましや虚偽事実、不純な動機が推察されるようなものもあります。
しかし、制度やその運用が未成熟であるために通報者が「匿名通報」とせざるを得ないなど、「匿名通報」に対して寛大でなければならない場合もあります。
また、「匿名通報」の中には重大なコンプライアンス違反事象が含まれていることもあります。
従って、ルール上はさておき、受理したものについては、その真実性、誠実性を検討したうえで、「不対応」とするものと、適切な対応をとるものとを区別すべきです。
Ｑ２ 内部通報事務局の担当者は、特定の内部通報に関して知り得た通報者やその他関係者の情報に関し守秘義務が負いますか。
Ａ 弁護士等に課せられるような法律上の守秘義務ではありませんが、関係者に不利益が及ばないように一定の守秘義務を負います。
問題になるのは、通報者に関する情報や、聞き取り調査の協力者に関する情報、それに嫌疑がなくなった被通報者に関する情報です。
通報者は本来自分と無関係な不正行為等を察知し、それを会社に知らせただけですから、通報者であったことやどういう内容の通報をしたかなどを他人に知られることは迷惑なことです。参考人として、聞き取り調査に協力した人も同様です。
もしそれらの人の名前や通報内容、供述内容が社内に伝わることになれば、その人たちの不利益につながる危険性があります。
事実調査の結果、嫌疑がないことが明らかになった被通報者についても同様です。
従って、事務局担当者はこれらの人物に関する情報を他に漏洩しないようにする義務があります。事実調査の報告書などにおいても、それらの人物が特定されるような記載は控えるべきです。
内部通報規程等でそのようなルールを明示している場合もありますが、そうでない場合も同様です。
内部通報することで何らかの不利益を被るリスクがあるのであれば社員は誰も内部通報をしなくなります。その結果、「見て見ぬふり」が最も安全、無難という風潮が広まれば、内部通報制度は破滅し、コンプライアンス経営もほころびが出てきます。
Ｑ３ 内部通報としては不適切、対象外と思われる通報に対してはどう対応すべきですか。
Ａ まったく何の対応もしないことはよくありません。可能な範囲で通報者とコミュニケーションをはかるべきです。
内部通報としては不適切、対象外と思われる通報には次のようなものが考えられます。
職場の同僚や上司に対する単なる批判や中傷
人事、職場環境、処遇等に関する不満や批判
会社の経営方針や経営幹部に対する意見や批判
虚偽または単なる想像に基づく事実
これらが内部通報の対象外であることは内部通報規程などで明記してあるはずですが、それでも通報されてくることはあります。
しかし、その場合でもまったく何の対応もとらないのは適切ではありません。通報者がわかっている場合は、連絡をとり、通報内容は対象外であることを説明したうえ、内部通報としては対応しないことを告げる必要があります。
また、通報者の主観においては切実な場合もあるので（セクハラなどの場合）、通報者の立場に立って、ほかの解決法（例えば、カウンセラーとの面談など）があれば教えてあげるべきです。
Ｑ４ 当社では内部通報の件数がきわめて少ないのですが、これに関してどう考え、どう対処すべきでしょうか。
Ａ 内部通報の件数が少ないことはよいことではありません。とにかく件数を増やす方策をとるべきです。
経営幹部や管理職には、「内部通報は少ないか、ないに越したことはない」と言う人がいますが、この考えは感心しません。
社内のどこを探しても不正行為やコンプライアンス違反事象は存在しない、というのなら結構ですが、会社や組織において（規模が大きくなればましてや）そういうことはあり得ません。
また、管理職が適切なチェック機能を果たしているので、ある部署で生じた不正行為等はその部署内で解決されている、というのなら、それも結構なことですが、これもたやすく達成できることではありません。管理職の目配りは常に完璧とはかぎらず、管理職自身が不正行為に手を染めることも珍しくありません。
ということは、内部通報が少ないのは、不正行為やコンプライアンス違反事象が誰にも知られない巧妙な方法で行われているか、あるいは、それを認識している者がいるのに「見て見ぬふり」をして表面化しないか、そのいずれかである可能性が高いということです。
また、社員に対する内部通報制度の周知が不徹底で、この制度が広く社員に知られていないことが原因になっている可能性もあります。
Ｑ５ 内部通報制度について社員に周知徹底をはかるにはどういう方法が有効ですか。
Ａ おざなりな方法でこの目的を達成することは困難です。まずそのことを認識したうえで、次のような方法をお勧めします。
①社内広報の様々な手段を利用して、ＰＲ、啓蒙活動を行ってください。
②社内研修のカリキュラムに加えてください。
③１年に１回程度、内部通報制度の認識度についてアンケート調査を実施してください。
そのこと自体が広報活動になることに加えて、経営トップや内部通報事務局はいかにこの制度の認知度を高めることが難しいかを認識することができるでしょう。
④経営トップが積極的姿勢を表明してください。経営トップや上級管理職が「内部通報は少ないか、ないに越したことはない」と思っている間は、この制度は活性化しません。そして、あるとき間違いなく企業不祥事が露見します。
できればその際、不正行為等に対する「見て見ぬふり」は許されない、というメッセージを発してください。
⑤社外窓口（弁護士）の紹介を積極的に行ってください。弁護士のプロフィールやメッセージも発信してください。
⑥以上のこと（それ以外にもあると思いますが）を単発ではなく、繰り返し繰り返し行ってください。
