＜ポイント＞
◆社外窓口（弁護士）は通報者の事前相談に応じることがある
◆会社に報告する前に、通報者と会話し、意向を聞き、それを尊重する
◆会社に通報を受理したことを報告し、そのことを通報者にも報告する
今回から数回にわたり、内部通報があったときの窓口対応から是正措置完了まで、それぞれの手続の流れに沿って解説します。
まず、内部通報を受理したとき、通報窓口はどのように対応すべきか、という問題です。
通報窓口には社内窓口と社外窓口（弁護士）がありますが、今回は社外窓口（弁護士）の対応について、次回に社内窓口の対応について述べます。
前にも述べたように、社外窓口（弁護士）の場合、内部通報として受理する前に、通報者から事前相談を（メールまたは電話で）受けることがあります。
通報者としては、自分が今関心をもっていることが「不正行為等」と言えるか、それとも客観的に何ら問題にならないことなのかわからない、という場合があります。また、その問題について内部通報することが適当なのか、それ以外の解決方法が好ましいのか悩んでいるという場合もあります。
そのような場合、弁護士は公平中立の立場であり、法律判断もできるし匿名も尊重することから、まず窓口弁護士と相談してから、正式な内部通報として提出するかどうかを決めたいという気持を持ちます。
社外窓口である弁護士はそのような事前相談に対し意見を述べたりアドバイスしたりします。
その結果、不正行為等には当たらないとして、通報者も納得のうえ、内部通報として提出しないということもしばしばあります。
次に、内部通報として受理した場合の対応について。
前にも述べたように、社外窓口（弁護士）に寄せられる内部通報の大部分は、社外窓口（弁護士）に対しては、勤務部署、氏名、連絡先等を明らかにする一方（顕名）、社外窓口（弁護士）から会社に対しては匿名にしてもらいたい（これを「会社への匿名」と呼びます）、というものです。
会社に対しても顕名でよい場合は、直接会社の社内窓口に通報すればよく（外部弁護士の方がモノが言いやすいということはありますが）、逆に一貫して匿名にしたいのであれば、やはり社内窓口に「匿名通報」として通報すればよいのです。
社外窓口（弁護士）が通報を受け取ると（通常はメールで）、できるだけ早く通報者に最初の連絡を（これも通常メールで）入れます。そこで伝える内容としては、
（１） 内部通報として受理したこと。受理しない場合はその旨。
受理しない場合とは、上述の事前相談だけで終わった場合や、通報内容がルール上対象外の場合（例えば、上司に対する個人的中傷や経営方針に対する意見など）。
（２） 通報を受けた事実とその内容を速やかに会社（社内窓口）に報告し、事実調査を要請すること。その際、「会社への匿名」を遵守すること。
（３） 問題となる部署や人物等の情報は会社に伝えざるを得ないので、それを了解してもらいたいこと。また、伝えないでほしいことがあれば事前に言っておいてほしいこと。
（４） 今後の事実調査や是正措置は会社の社内窓口が中心となって実施され、社外窓口（弁護士）は随時その経過につき報告を受け、また意見を述べること。
（５） 事実調査に当たっては、それが内部通報に基づくものであることや、通報者が誰であるかなどが極力周囲に悟られないように進められるが、噂や邪推を含め１００％阻止するとの保証はできないこと。
以上のほか、同時またはできるだけ早い時期に、通報内容を詳細かつ正しく理解するために通報者から「聞き取り調査」も実施します。メールの交信または電話などで。
その後、社外窓口（弁護士）から会社（社内窓口）に対し「内部通報受理報告書」を提出します。「会社への匿名」希望の場合は、「通報者 Ａ氏 （匿名希望）」と記載し、部署名は通報者の意向によって、具体的に記載したり、その上部組織を記載したりします。
内容については、通報者から聞いたまま伝えることもあるし、一部を伏せて、あるいは抽象的な表現にぼやかして伝えることもあります。
いずれにしても、聞き取りした内容も含めて、事実関係及び問題点を整理して報告し、また調査方法等についての意見等を付記することもあります。
通報者から関連資料が提供される場合もありますが、それも全部会社に引き渡す場合、説明だけをして現物は提供しない場合など、取扱いは一律でありません。問題の性格、通報者の意向等によって異なります。
会社に報告したときは、速やかに通報者に対し、いつ会社に報告したかを報告します。そして、見通しが立てば、いつ頃から関係者のヒアリング等、調査が開始される、というような情報も伝えます。
さらに、今後、通報者の周囲で通報に関連すると思われる不審な言動が見られた場合、通報者探しが行われている気配が感じられる場合などは、すぐに連絡をくれるように伝えます。
以上の手順のなかでとくに重要なことは、通報者の立場や意向を最大限に尊重しつつ進めていくということと、その姿勢を通報者に示すことです。当初だけでなく、事実調査から最後の是正措置まで、必要の都度通報者と十分なコミュニケーションを図りながら進めるということです。
