＜ポイント＞
◆内部通報制度はコンプライアンス経営の達成、維持を目的とする
◆内部通報制度は会社（組織）の自浄作用を向上させる機能をもつ
◆内部通報制度は業務執行に対する監視・監査機能をもつ
内部通報制度の目的は、企業や団体の内部で違法行為や不正行為またはそれと疑われる事実が発生したとき、その情報（不祥事情報）を会社が機敏に把握し、迅速に是正措置を講じるとともに再発防止策を講じることによってコンプライアンス経営を達成、維持することにあります。
企業や団体のような組織においては、いつかどこかで違法行為、不正行為が発生することは避けられません。問題はそのこと自体より、それについて本人以外誰も気がつかない、気がついても「見て見ぬふり」をして上司や会社にその情報を伝えない、上司や一部の者が情報を得てもその者らが保身のためそれを「握りつぶす」可能性があるという点にあります。
日常業務において社員が身辺に違法行為、不正行為またはそれと疑われる事実があることを察知したとき、通常は直属の上司にそれを報告、相談しなければなりません。これは「通常の業務ライン」における報告義務です。
しかし、そうすることが現実的に困難な場合があります。例えば、上司自身が違法行為を行っている場合、上司やさらにその上司からの指示で行われている行為である場合、また報告を密告と曲解されてかえって冷たい目で見られ、逆恨みされるおそれがある場合などです。
そこで、通常の業務ラインとは別のルート、つまり社内のコンプライアンス担当部署や外部の弁護士などに通報窓口を設け、必要なときはその窓口に問題の事実を通報できるようにしておけば、上記のような場合でもその通報窓口を通じて会社は情報を入手することができます。これが「バイパスルート」による通報、つまり内部通報制度の機能です。
内部通報制度は単に「利用できる制度」というだけではありません。身辺で問題を察知した社員は「通常ライン」による報告・相談をしないのであれば、内部通報制度を利用して不祥事情報を会社に伝える義務があるといえます。
もし、ある社員が「見て見ぬふり」をして何の行動もとらなかったために、あとで大きな企業不祥事に発展したような場合、その社員は非難を免れないでしょう。
内部通報制度の最大の機能は、現場から埋もれがちな不祥事情報をすくい上げるという点にあるのですが、単にそれだけではもちろんありません。その通報を受けたことを端緒として、実際に違法・不正行為があるのか、またその実態を調査、把握し、行為者を特定し、是正措置や行為者の処分につなげる、さらにその延長線上に再発防止策の策定にまでつなげることが期待されています。
内部通報と内部告発の違いは前回に述べたところですが、内部告発によっていきなりマスコミや監督官庁、警察などに通報されて不祥事が表面化した場合、会社が被る信用失墜というダメージは甚大かつ深刻となります。
できれば、まずは組織内で早い段階で問題を発見し、情報を共有し、内部の規律によって解決をはかることが好ましいのはいうまでもなく、そのうえで必要ならば外部に公表すべきなのです。
このように、会社にコンプライアンス上の問題があっても、会社自身の手で問題の発見から解決までをなし得る能力のことを「自浄作用」といいます。自浄作用が働くかどうかはその組織が健全に運営されているかどうかの重要なメルクマールです。
内部通報制度にはこのような「自浄作用」のツールという重要な機能があります。
自浄作用が働かないで、内部告発や捜査機関の行動によって不祥事が世間に露見したときは、問題がすでに大きくなっていることもあり、厳しい社会的糾弾を受けることが必定です。上記の例のほか、オリンパスや大王製紙などの企業不祥事の顛末を見ればそれが明らかです。
ところで、会社には業務執行を監視・監査するいくつかの機関があります。取締役の監視、監査役の監査、会計監査人の監査が代表的で、それぞれの立場で業務執行が適正に行われているかどうかを監視・監査するとともに、違法行為や不正行為を発見した場合はそれを会社に指摘してその是正を促します。
しかし、日常的職場においてもし何らかの違法行為や不正行為が発生したとすれば、それをいち早く察知し、それについて情報提供（内部通報）できる立場にあるのは一般社員です。従って、すべての社員が自分の身辺において違法行為、不正行為等を察知したときは、「見て見ぬふり」をしないで内部通報することによってその解決（自浄作用）に寄与するという意識をもつことになれば、それ自体が有効な監視・監査機能の一端を担うことになります。
内部通報制度とそのスキームはいわば「第４の監査部門」といっても過言ではありません。
